Como se crea un formulario y una consulta en Access.

 Access 2007 

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

 

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.

 Nota   Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

 Nota   El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de qué parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño. A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

 

Crear una consulta de creación de tabla

En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de creación de tabla. Este tipo de consulta se usa cuando hay que copiar los datos a una tabla o almacenar los datos.

Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.
Para agregar registros (filas) a una tabla existente, use una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Crear una consulta de creación de tabla

Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.

Habilitar la base de datos

 Nota   Siga estos pasos únicamente si la base de datos no reside en una ubicación de confianza o no está firmada. Access muestra la barra de mensajes cuando se abre una base de datos que no sea de confianza o no esté firmada.

1. En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Confiar en Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si no ve la Barra de mensajes

• En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Crear la consulta de selección

 Nota   Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.

1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.
3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.
4. 
5. De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.
6. De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
7. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.
8. De manera opcional, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee incluir en la nueva tabla.

Convertir la consulta de selección

1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras:
• Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño.
• Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

O bien,

Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.

4. Siga uno de estos procedimientos:
• Colocar la nueva tabla en la base de datos activa    
1. Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar la operación.

 Nota   Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.

• Colocar la nueva tabla en otra base de datos    

1. Haga clic en Otra base de datos.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos.

O bien,

Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.
4. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar la operación.

 Nota   Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.